Chi lavora nel settore della logistica e del trasporto merci, conosce l’importanza della gestione di una flotta di mezzi aziendali (in inglese “fleet management”).
La gestione automezzi in ambito aziendale, racchiude, generalmente, tutte le attività strategiche volte a ridurre l’impatto economico dei veicoli dell’azienda sui costi del trasporto.
Queste attività vanno dalla gestione dell’acquisto dei mezzi, alla manutenzione ordinaria e straordinaria dei mezzi, fino all’amministrazione delle spese dei veicoli (tasse, carburante, sinistri, guasti) e tante altre attività.
Il manager della flotta aziendale (“fleet manager”) ha il compito di assicurarsi che tutte le attività che comprendono la gestione di flotta siano ben coordinate ed ottimizzate, al fine di migliorare e rendere i trasporti più produttivi ed efficienti.
Per le aziende odierne è molto importante riuscire ad ottimizzare i costi della gestione della flotta di veicoli, per beneficiarne, in seguito, sui guadagni complessivi dell’azienda.
Non resta che comprendere su quali punti bisogna insistere per una gestione efficace della flotta aziendale.
Gestione della flotta aziendale: alcuni suggerimenti essenziali da seguire
Il primo consiglio è sicuramente quello di racchiudere e monitorare i dati di ogni filiale in un unico sistema informativo.
Quando si hanno diverse società da tenere sotto controllo, diventa scomodo gestirle separatamente, ma grazie alla tecnologia avanzata è possibile controllare dati come le fatture dei fornitori, le attrezzature e i ricambi e le informazioni sui veicoli in un unico programma, in modo da analizzare meglio il tutto e risparmiare sulla flotta.
La seconda cosa da fare assolutamente è il monitoraggio della distanza percorsa e del carburante consumato dai mezzi.
Nel caso di una flotta aziendale importante, riuscire a controllare il costo del chilometraggio permette di risparmiare in modo piuttosto significativo, dato che il prezzo del carburante rappresenta una percentuale importante nel costo complessivo di un mezzo.
A volte però, si hanno a disposizione effettivamente troppi veicoli rispetto a quelli che servono realmente.
Infatti, si potrebbe ridurre la flotta senza abbassare la qualità del servizio di trasporto.
Sempre utilizzando i moderni software aziendali, si è in grado di organizzare un sistema di condivisione dei veicoli in azienda, in base alla loro disponibilità.
Oltre a un evidente vantaggio economico, il car sharing rende l’azienda più sostenibile e attenta a ridurre l’inquinamento.
Un altro consiglio utile è quello di programmare la manutenzione dei mezzi, mettendo al corrente periodicamente anche i dipendenti.
È bene avere cura delle condizioni dei veicoli per garantire la sicurezza dei dipendenti e intervenire in tempo sui guasti per evitare danni ingenti.
Avere un programma definito per la manutenzione può rivelarsi utile anche in caso di reclami o controversie, in cui mostrare una cronologia chiara di tutti gli interventi eseguiti che risulterà pertanto fondamentale.
Il fleet manager ha davvero tanto da gestire e tenere a mente per far funzionare bene la flotta aziendale.
La soluzione ideale sarebbe avvalersi di un collaboratore che si occupi delle attività più lunghe e secondarie (come la gestione delle contravvenzioni o l’integrazione dei dati dei fornitori).
Avere il sostegno di un altro collega, permetterebbe al manager di dedicare il giusto tempo alle attività più importanti, quali l’analisi dei dati e l’ottimizzazione dei costi della flotta, le negoziazioni con i fornitori, la gestione delle imposte e l’organizzazione di mezzi e conducenti aziendali.
Ogni azienda è unica nel suo genere e ha le proprie idee e strategie personali per gestire il parco mezzi, ma questi sono dei consigli e dei suggerimenti abbastanza universali che potrebbero essere utili a molte imprese.
La bravura nel gestire la flotta aziendale sta proprio nel riuscire ad adattare e mettere in pratica tutte le strategie fondamentali per la corretta crescita aziendale.
